雑が喰おう

アウトプットを自分宛てへメールする時はタグをつけておく

もしかしたら、他の所で既に記事になっているかもしれないが、私のライフハックとして使用していることを紹介。

ライフハックで自分宛にメールを送るというのがあるが、ただ単に、アウトプットしたアイディアを自分宛にメールするだけでは、後々の整理が面倒で時間がかかってしまう。
Gmail宛ての+○○のアドレスで管理する方法も簡単だが、それだとオンラインの時にしか参照できなかったりする。
転送すれば良いかもしれないが、それでは、初めから手元に送っておけば良いだけの話になる。
ということで、一般的なOutlook Expressへ送っている。
その時、件名にオリジナルタグをつけることによって受信したと同時にある程度整理できるようにしている。
そうすることで、後の整理が非常に簡単になる。私が使用しているオリジナルタグは以下のもの。 【金】 【行動】 【整掃】 【メモ】 【重要】 【創造】 【備考】 【調】 【記録】

それぞれ、そのタグを見るだけで直感的に振り分けることも可能だし、フィルタによって自動で振り分けることも可能になる。

タグのつけ方だが、

【金】

お金に関する事柄に使用。小遣い帳や帳簿を記入していると領収書やレシートのない自動販売機などで出費があると後で記載漏れしてしまうことがある。それを防ぐために自分宛にメールする。


【行動】

思いついたり、思い出したりした行動する事柄。
この時は書き出しだけで、いつかやるリストにいれるのかプロジェクトリストにいれるのかは気にしない。周次レビューのときの書き出しと同じで後でメール整理する時に振り分ける。
但し、すぐにアクションが必要な場合は【重要】タグと併用して使用する。


【整掃】

整理整頓と清掃の略で造語。【行動】タグとも似ているけれど、個人的に分けていた方が後々楽なので分けて使用している。


【メモ】

資料用にメモをした時や他のタグではカテゴライズできない事柄に使用。


【重要】

最重要事項にだけつけるタグであり、すぐにアクションが必要な【行動】には二重タグで差別化している。


【創造】

ブログネタの下書きなどに利用。後は【行動】と似ているが、作っておくべきリストがある時にも使用している。


【備考】

必要な物や補足に使用。メモに被る部分もあったりする。後はアクションが終了し、連絡待ちリストに入れる事柄もメモして送信。


【調】

調べたい事柄。【行動】や【創造】における事前知識を調べておきたい時などに使用。


【記録】

作業記録や日報、日記などの内容に使用。



という風にタグにはぞれぞれ意味を持たせ、件名の始めに付加して送信している。
例えば、○○さんに連絡する必要があり、それは戻ったときすぐにしなければならないことだった場合には、
【行動】【重要】○○さんにTEL
といった感じで使用する。

また、ブログの下書きを書いているつもりが、いい感じで長文になってしまった。という時は件名+数字にすることで他のメールに埋もれてしまうことを防ぐ。
【創造】メールにタグをつけている1
【創造】メールにタグをつけている2
といった具合に使用する。

さらに、その下書きで具的な数字がうろ覚えなので後で確認しておきたい時は、
【創造】メールにタグをつけている
【調】メールにタグをつけている
という件名にそれぞれし、【調】メールにタグをつけているの本文には確認しておきたい事柄を記入しておく。
また、この時の件名も先の例と同じように【創造】【調】メールにタグをつけているにしておくと良いかもしれない。

以上のような感じで自分宛にメールすることで私はアウトプットしたときのアイディアをそのまま埋もれさせないようにしている。
また、この自分宛のメールは【重要】タグ以外は一箇所のフォルダにまとめておき、日次レビューや周次レビューで振り分け、他のリストに追加している。

ただ、布団に入って出てきた【行動】をメールし、翌朝それを今日やってしまおうとそのままメールフォルダに置いておくと、メーラーにある【行動】だけを処理してしまい、もともとの次にとるべきアクションリストやプロジェクトリストを見忘れてしまい、それらを行うことを忘れてしまうことがある。
それを防止するためには、やはり直ぐに各リストに振り分けておくべきかも知れない。

追記:2006/10/27
ITmedia Biz.ID:携帯電話でメモを取るという記事で似たようなことが書かれていた。
説明としては、こちらの方が解りやすいので参照した方が、ここの記事よりすんなりと取り入れることができると思います。

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